Das richtige Versenden von geschäftlichen E-Mails

Beim Versenden von Werbemails, sollte jede Übungsfirma beachten:

  • nicht alle Empfänger sind an den verschickten Angeboten interessiert
  • der Empfänger verliert den Überblick durch zu viele Mails
  • E-Mails werden gar nicht gelesen
  • eine Flut an E-Mails wird als Belästigung empfunden (SPAM)
  • maximale Größe von Anhängen 5 MB (viele Postfächer weisen Mails mit größeren Dateien zurück)

Daher ist es wichtig:

  • Angebote zu senden, die den Empfänger interessieren
  • den Empfänger nicht zu überfordern, durch ständiges Zusenden von Mails

Kennzeichnungspflicht für Werbung

Werbung muss, am Besten schon im Betreff, als solche gekennzeichnet werden. Der Empfänger sollte sofort erkennen, dass es sich um ein Werbeangebot handelt.

Wie ist das Versenden von Werbemails gesetzlich geregelt?

Jede Aktion mit dem Ziel, den Absatz zu fördern, gilt als Werbung. Deshalb muss der Empfänger grundsätzlich einwilligen, dass er Werbe E-Mails empfangen möchte.

Daher gilt das unaufgeforderte Zusenden eines Angebots schon als Werbung.

Bereits der Versand eines einzigen E-Mails zu Werbezwecken ist nicht erlaubt, sofern keine Einwilligung des Empfängers vorliegt.

Ausnahme:
Wenn keine Einwilligung des Empfängers vorliegt, dürfen Werbe-E-Mails an Kunden versendet werden, wenn alle folgenden Voraussetzungen vorliegen

  • die E-Mail-Adresse wird beim Verkauf einer Ware oder einer Dienstleistung erfasst
  • der Kunde erhält jederzeit die Möglichkeit, den Empfang von Mails abzulehnen
  • es dürfen nur eigene Produkte oder Dienstleistungen beworben werden
  • der Kunde ist nicht in die sog. ECG-Liste eingetragen. Die ECG Liste enthält E-Mail Adressen, an die keine E-Mails gesendet werden dürfen

Notwendige Angaben in E-Mails

Nach UGB und der Gewerbeordnung haben E-Mails folgendes zu enthalten:

  • Name/Firma
  • Rechtsform
  • Sitz laut Firmenbuch
  • Firmenbuchnummer (falls vorhanden)
  • Firmenbuchgericht (falls vorhanden)

E-Mail Netiquette

  • Aussagekräftigen Betreff verfassen
  • Immer eine Anrede und eine Grußformel verwenden
  • Rechtschreibung und Groß- und Kleinschreibung beachten
  • Wörter in Großbuchstaben gelten online als Schreien

Gut zu wissen

Anschriftenfelder
AN: Empfänger erhalten Mail in Original
CC: Erhalten Mail bloß zur Kenntnisnahme

Mailadressen sind bei AN und CC für alle sichtbar.
Wenn sich die Empfänger untereinander nicht kennen, ist das ein Verstoß gegen den Datenschutz!